采购对降低公司的成本至关重要，一个环节出错，可能导致整体采购成本上浮。比如很多采购和财务都遇到过，和供应商对不清楚账，往来款有争议的情况。这种情况下，很多公司采购、财务手里没有明确的账，只能听供应商说什么就是什么，反正自己也不知道是多少。长此以往，某些不良供应商从中做手脚，日积月累，给公司带来不小的损失。传统的进销存软件无法监管这个问题，但是最新的进销存软件可以做到。
以某连锁手机卖场为例，该公司的采购和固定的供应商合作拿货，由于进货批次多、进货量大，因此该公司采购经常采用在供应商处挂账的方法，自己手里不存账，等到月底，再和供应商对总账。但是，偶然几次，采购明显发现供应商给出的往来账不太对，可是具体要说哪里不对，采购手里有没有记账，跟供应商争论半天也没有实际数据为证，只能吃“哑巴亏”，接受供应商的说法。
其实，这种往来账款出现争议的现象，根源是因为公司内部没有建立起采购环节的标准流程，买多少、多少钱，都是一笔糊涂账。最新的进销存提出了解决方案：进销存系统包含采购管理部分，采购在发起购买时，需要在系统中发起采购计划，然后从系统中一键分享出来，一次可分享给多家供应商询价，收到供应商报价后，采购进行对比，再将准确采购的供应商报价单导入系统中，发起流程，财务审核通过后实施采购。因此，实际的采购价格和数量都以系统中记录的为准。月底时，采购员只需要调取系统中的采购清单，就能和供应商对账，数量、价格一目了然，不会再被供应商牵着鼻子走。
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